하루 오분이면 바쁘지 않게 된다 - 내가 지금 너무 바쁘다느게 사실은 허상이라면?

내가 지금 너무 바쁘다는 게 사실은 허상이라면?

만약 스스로가 바쁘다는 생각 때문에 일에 스트레스를 받고 있다면 이제부터 잘 생각해 봐야 한다.

동료들에게 너무 바쁘다는 한탄을 가끔 듣는다. 이렇게 말하는 동료가 있다면 무조건 "힘들겠다, 힘내"라고 위로해 줘라. 그들은 나에게 솔루션을 원하는 게 아니라 위로를 원하는 것뿐이다. 단, “내가 뭘 도와줄까?”라는 말은 절대로 하면 안 된다. 요청이 와도 거절하라. 요는 바쁘다는 것이 사실 진실의 영역이 아니라 해석의 영역이기 때문이다.

"나는 너무 바빠." 이게 과연 진실일까???

리더십을 교육할 때, 혹은 리더십 관련 상담할 때 가장 중요한 것이 바로 상대방이 하는 말의 현상과 인식을 구분하는 것이다.

1. 현상과 인식을 구분하라.

현상이란?

누가 봐도 같은 사실, 관찰 가능한 외부의 실제 사건이나 행동을 말한다.

“오늘은 중으로 5개의 일을 마감해야 해.”

“오늘은 거래처 미팅이 3건 있어.”

인식이란?

개인의 해석, 감정, 판단, 의미 부여를 말한다.

“오늘은 너무 바빠 일이 쌓여 있어.”

“미팅이 많아서 숨 돌릴 수가 없어.”

바쁘다는 건 현상(팩트)가 아니라 인식(나의 해석)이다. 대개 바쁘다는 것이 일의 많고 적음이 아니라 일의 병목 현상이 생겼을 때 느끼는 나의 해석이라는 것을 알아야 한다. 하지만 우리가 “일이 너무 바빠”라고 하는 것은 많은 일들이 동시에 진행되는 것으로 생각되기 때문이다. 일을 하는 도중 시급을 다투는 중요한 일이 생기면 더욱 바쁘다고 생각하게 되는 것이다.

일이 여러 건이어도 순서대로 하면 특별히 분주하거나 스트레스받을 일이 없다. 순서에 따라 순차적으로 처리해 나가면 일이 한두 건 더 많아진다고 해서 순서대로 처리하면 되고, 시간이 늦어지면 다음 날 처리해도 된다. 중요한 것은 일의 중요도에 따라 순서를 정하는 것이다.

2. 5분간 지금 하고 있는 일이나 해야 하는 일을 목록화해서 순서를 정한다.

해야 할 일이 많다고 하는 사람들은 보통 중요한 일을 못하고 까먹고 지나갈까 봐 두려워서, 다른 일을 하는 도중에 계속 여러 가지 일을 생각해야 하기 때문에 머리가 복잡하고 그게 바쁨으로 느껴지는 것이다.

우리의 뇌는 아주 고속으로 일을 처리하지만 사실 멀티태스킹은 거의 불가능하다. 우리가 멀티로 일하고 있다고 하는 건 사실 착각이다. 이 생각을 하다 스위치가 전환되어 저 생각을 하다, 스위치 전환이 빠른 것뿐, 뇌가 동시에 일을 처리하는 것은 아니다. (좌뇌, 우뇌 나눠 두 가지 생각이 한계이고 이마저도 효율이 떨어진다는 연구 결과가 있다.)

그래서 중요한 일을 잊지 않으려는 노력 때문에 지금 하는 일이 지장받게 되고, 업무 효율이 떨어지면서 결국엔 바쁘게 되는 것이다. 이를 해결하기 위해서는 결국 바쁜 뇌를 쉬게 해주고 집중할 수 있도록 해주는 5분이 중요하다.

5분간 지금 하고 있는 일이나 해야 할 일을 목록화하라. 5분도 길게 잡은 거다. 1~2분이면 된다. 일단 다 적어라. 자잘한 것까지 쓸수록 좋다.

3. 마감이 급한 일부터 시작하되 중간중간 빨리 끝나는 일을 끼워 넣어라.

시간관리 매트릭스라는 것이 있다. 나의 일 중 중요한 일과 급한 일을 나누고 중요한 것을 먼저 하는 것이다. 그런데 이건 인생 계획이나 주간 계획 정도에 쓰는 거고, 하루 일과에서는 일단 급한 것부터 하는 게 좋다.

하루 일과에서도 일이 너무 많아서 일을 다 못할 것 같은 경우는 급하지 않고 중요하지 않은 일, 급하지만 중요하지 않은 일을 제외해야 한다. 하지만 대개 하루 일과에 그 정도의 일은 없는 경우가 많고, 중요하지 않다고 생각한 일이 사실 스트레스 해소를 위해 꼭 필요한 일인 경우도 있다.

일단 다 한다는 생각으로 일을 배정하는데, 급하게 끝내야 하는 일을 먼저 시작하고 중간에 쉰다는 생각으로 5분 안에 끝나는 간단한 일들을 정리해 나가야 한다. 5분 안에 끝나는 간단한 일들을 끝내는 것은 업무 리스트의 목록이 줄어드는 것이 바로 보이는 효능감이 있어 스트레스 해소에도 좋다.

끝나지 않는 중요한 일을 붙잡고 있다가 간단한 일을 처리하지 못했을 때 다가오는 부담감 또한 만만치 않기 때문이다. 리스트화한 일이 줄어가는 것은 나름 보람을 느끼는 일이다.

4. 뒤로 미루기! 오늘 하는 일은 내일도 할 수 있다.

만약 정말 일이 많아서 하루 안에 다 못 끝내는 것이 있다면 선택을 해야 한다.

중요하지 않은 일들은 과감하게 포기해야 한다.
중요한데 시간 안에 못하는 것은 위임이나 협업하는 것이 좋다. 그러기 위해서 평소 회사에서 신뢰를 쌓아 놓으면 좋다.
만약 오늘 못해서 다음 날로 미뤄야 할 상황이라면 5분 시간 내서 다음 날 할 일 리스트를 작성해 보는 것이 중요하다.

뒤로 미루는 것도 기술이다. 무턱대고 미뤘다가 진짜 바빠서 일에 치이게 된다. 미루게 될 때 잊지 말고 리스트를 작성해 봐서 과감히 포기해야 할 것, 협업이나 위임할 것을 리스트에 적어 놓는 게 좋다.

예전에는 시간 관리를 위한 집체 교육이 많았는데 요즘에는 많이 없어진 것 같다. (온라인 교육으로 바뀌었거나 유튜브에서 보고 배우는 경우가 많다.) 하지만 전문 교육 기관을 통해서 오프라인 교육을 받아 보는 것이 좋다. 틀에 잡힌 진짜 시간 관리를 배울 수 있다.

시간이 모여 인생이 되기 때문에 시간 관리가 인생 관리다.